چطور نامه استعفا بنویسیم؟ - کی آنلاین

آنقدر در این شرکت بوده ام که تا همین چند هفته پیش، حتی فکر استعفا هم به من استرس می داد. اما به هر حال پس از کلی کلنجار رفتن با خودم و مشورت با نزدیکان، تصمیمم را گرفتم و می خواهم همین روز ها آن را اعلام کنم. اما نمی دانم چطور. در اینترنت گشتی زدم و فهمیدم که باید خبرش را به وسیله نامه اطلاع دهم. ولی چه جور نامه ای باید بنویسم؟ از کجا آغاز کنم؟

آیا باید دلایلم برای استعفا را ذکر کنم یا فقط خبر استعفا را بدهم؟ چه کسی باید مخاطبم باشد؟ راستش برایم عجیب است که در این دوره و زمانه، اصلا چرا باید نامه بنویسم؟ لطفا یاریم کنید.

پاسخ: دوست عزیز.

از میان تمام ایمیل های آکنده از استرسی که به عنوان مشاور محیط کار، هر روز از مخاطب ها دریافت می کنم، استرس استعفا احتمالا از همه شایع تر است. خیلی از آدم ها حتی وقتی از استعفایشان خوشحالند، بابت فرایند و چگونگی استعفا دادن به شدت دچار استرس می شوند: چطور به رئیسم بگویم؟ در نامه استعفا چه بنویسم؟ اصلا چرا هنوز در سال 2023 این مکالمه مهم را با نامه انجام می دهیم؟ همان طور که می بینی، تو تنها نیستی و تقریبا همه این حس ها را تجربه می نمایند.

در اینجا همه آنچه باید درباره نامه استعفا بدانی را شرح می دهم. مهم ترین چیزی که باید درباره نامه استعفا بدانی این است که اصلا نباید این خبر را به وسیله نامه به کارفرما اطلاع دهی. اگر می خواهی استعفا دهی، باید درباره اش با مدیرت تبادل نظر کنی.

گفت وگوی واقعی. اگر کارت حضوری است، تبادل نظر باید حضوری باشد و اگر دورکاری یا مدیرت به هر علتی، دور است، به وسیله تماس تصویری یا تلفن به او اطلاع بده. رئیست نباید با تماشا یک نامه روی میز کارش خبردار گردد که داری از شرکت می روی. یا اینکه شخصا به اتاقش بروی و نامه را تحویلش دهی و خودت به طرز معذب نماینده ای آنجا بایستی تا نامه را بخواند.

مثل سبک و سیاق فیلم های هالیوودی (هالیوود بعلاوه معتقد است که برای مذاکره بر سر حقوق، باید عدد مورد نظرت را روی یک تکه کاغذ بنویسی و آن را روی میز به سمت مدیرت سُر بدهی. هالیوود جای عجیب و غریبی ا ست و به نظر می رسد پر است از آدم هایی که غیر از هالیوود در جای دیگری کار ننموده اند، یا شغل شرکتی نداشته اند یا اگر داشته اند، همین قدر عجیب و غریب رفتار نموده اند).

حالا سوال اینجاست که اگر نامه، راه اعلام این خبر نیست، پس چیست؟ در واقع، علت نامه نوشتن این است که تصمیم تو به صورت سند کتبی ثبت گردد، که یک جور تشریفات اداری است، نه اینکه خود ماجرا را از آن طریق اعلام کنی و به همان بسنده کنی. باید ابتدا درباره استعفایت با رئیست تبادل نظر کنی و سپس، آن را به صورت کتبی بنویسی تا هم حالت رسمی پیدا کند و هم مطمئن شوی که بعدا هیچ سوءتفاهمی درباره اش پیش نمی آید.

این در وهله اول به نفع کارفرمایت است. هیچ کارفرمایی دوست ندارد کارمندی که خودش استعفا داده، بعدا برای دریافت بیمه بیکاری، ادعا کند که مشمول تعدیل نیرو شده یا به غلط، اخراج شده. اما نوشتن نامه استعفا از تو نیز محافظت می نماید. مثلا اگر کسی بعدا بپرسد که اصلا فلانی دو هفته جلوتر خبر داده بود یا نه؟، تو مدرک داری: نامه ات.

اما نامه استعفا باید شامل چه چیز هایی باشد؟

دومین نکته مهمی که باید درباره نامه استعفا بدانی این است که نامه باید کوتاه باشد. واقعا کوتاه. این نامه جایی برای بیان احساسات یا گلایه نیست یا مثلا اظهار سرخوردگی از رئیس یا نا امیدی از اینکه در دوران اشتغالت در آنجا، هرگز ارتقا نگرفتی یا مسوولیت های بهتر به تو ندادند.

این مسائل را می توانی در مصاحبه خروج مطرح کنی، اما نامه استعفا قطعا جایی برای بیان این مسائل نیست (هرچند که بیان دلایل در مصاحبه خروج هم همواره منطقی نیست. اینکه دلایل را بگویی یا نه بستگی به شرایط دارد، اما تقریبا هیچ فایده ای ندارد. برخی ها معتقدند که نباید پل ها را پشت سر خراب کرد، اما اگر فکر می کنی با گفتن حقایق در مصاحبه خروج، شرایط برای همکارانت بهتر خواهد شد یا کارفرما تلاشی برای بهبود اوضاع خواهد نمود، می توانی دلایلت را بگویی. اما اگر مسائل، در فرهنگ سازمان رخنه نموده باشد، بعید است چیزی تغییر کند). برگردیم به نامه.

نامه استعفا باید حداکثر دو یا سه جمله باشد و صرفا تصمیمت برای استعفا، آخرین روز کار در شرکت و تاریخ درج نامه را شامل گردد.

سوال بعدی این است که نامه استعفا از چه بخش هایی تشکیل می گردد؟ 1. تاریخ: حتما حواست باشد که نامه ات تاریخ داشته باشد (و همان روز آن را تحویل بده) تا بعدا هیچ شک و شبهه ای درباره بازه زمانی میان اعلام خبر و ترک شرکت، پیش نیاید.

2. محتوا: فقط دو یا سه جمله که تصمیمت را ثبت کنی.

3. آخرین روز: حتما تاریخ پیشنهادی ات را ذکر کن. منظورم آخرین روز کارت در شرکت است.

مثال هایی از نامه استعفا:

یک نامه استعفا عموما این شکلی است:

30 مه، 2023

این نامه جهت تایید این است که من تصمیمم برای استعفا از شرکت ABC را گرفته ام. 16 ژوئن، آخرین روز کارم خواهد بود. بابت دورانی که اینجا بودم قدردانم و برای شرکت آرزوی موفقیت دارم.

دوستدار شما.

جین جونز

همان طور که می بینی نامه کوتاه و عاری از احساسات است، اما کارش را انجام داده. خیلی ها از همین فرمت که فقط به حقایق اشاره دارد استفاده می نمایند.

اگر علتی برای قدردانی از کارفرما نداری یا چیز خوبی درباره شان نداری که بگویی، می توانی آن بخش را حذف کنی و یک چیزی در این مایه ها بنویسی:

30 مه، 2023

این نامه جهت تایید استعفای من از شرکت ABC است. روز 16ژوئن، آخرین روز کارم در اینجا خواهد بود. لطفا به من اطلاع دهید که چطور می توانم در این بازه زمانی در انتقال سِمت به شما یاری کنم.

دوستدار شما.

جین جونز

حتی اگر بخواهی می توانی جمله آخر را حذف کنی، اما وقتی تصمیمت برای ترک شرکت را گرفته ای، با بی حرمتی چیزی عایدت نمی گردد. جمله ای که حداقلِ حسن نیتت را بیان کند، می تواند مفید باشد (و این واقعا خیلی کم است).

همین.

نویسنده: Alison Green

منبع: The Cut